在庫管理は地味に見える作業ですが、美容室ではかなり大事な要素を含んでいます。お客様に迷惑がかかる可能性があるからです。例えばシャンプーが欲しいと来店したのに、シャンプーがなくて販売できなかった場合、お客様の不満につながってしまいます。もちろん業務用アイテムも同じです。そんなミスを抑える方法についてまとめてみました。

美容室経営で在庫管理が重要な理由

在庫管理というのは、言葉で聞くとイメージしにくいかもしれません。
じつは在庫管理の本質をしっかり把握できると、美容室を営業していく上でのその重要さがわかります。

在庫管理というのは、「視覚化」する努力が必要です。

• どんな商品を扱っているのか？
• どこに商品があるのか？
• いくつ在庫が残っているのか？

これらを全て視覚化できるようにするのが、在庫管理のポイントになります。

在庫管理をするメリット

上記の内容のすべてを把握することは、お客様に提案していく上でもメリットとなります。
日々の営業でも在庫管理を意識したほうがいいでしょう。

• どんな商品を扱っているのか？⇒聞かれた時にすぐ答えられる
• どこに商品があるのか？⇒お客様にすぐ見せられる
• いくつ在庫が残っているのか？⇒在庫切れを防ぎ、販売につなげることができる

お客様目線でもこれだけメリットがあるのなら、在庫管理をしない手はありません。
顧客満足度を上げるためにも、在庫管理をしたほうがいいのが、これだけでもわかるでしょう。

無駄な出費を抑えるためにも役立つ在庫管理

在庫を視覚化できていると、無駄を省くことができます。
例えばたくさん売れ残ったシャンプーがあったとしても、さらに仕入れてしまう失敗を抑えられるでしょう。
もちろん売れたシャンプーがあったとしたら、何個補充するべきかすぐ判断できます。
こうした発生しうる無駄を省くことによって、適切な仕入れによりより多くの売上を残すことができます。

今現在、在庫管理ができていない状態であれば商品リストを作るところから始めるので最初は手間がかかるかもしれませんが、それ以上に得られるメリットがあるのが在庫管理のポイントです。
むしろ1度在庫管理の仕組みができてしまえば、日々の手間もなくなります。
手の空いた今のうちに、在庫管理の視覚化をしてみてください。

美容室の在庫管理には課題も

上記で紹介したように、在庫管理は特に最初に労力がかかってしまいます。
次で紹介する課題をあらかじめ知っておけば、仕組みづくりもスムーズになるでしょう。

• 毎日確認作業は発生する
• 独自システムを扱うと操作にストレスを感じる従業員もいる

など

在庫管理をするためには、毎日どこかで在庫を確認する作業が必要になります。

同時並行で本業が疎かになる

在庫を管理するのはもちろん美容師業務と同時並行になるでしょう。
どうしても意識が在庫管理に向くため、集中して仕事ができなくなる美容師も出てきてしまいます。
特にシャンプーなどの美容室必須アイテムを、発注ミスして手元になくなれば、かなりの損失になるのが明白です。
そればかりが気になって、ストレスとなる美容師もいます。
向き不向きがあるので、その美容室で働く従業員に合わせた仕組みづくりも大切です。

独自システムを導入すれば操作ができない美容師もいる

また少しでも作業が楽になるようにと、独自システムを導入したものなら、機械が苦手な美容師のストレスとなるでしょう。
そのシステムの操作のやり方がわからないとなれば、誰かに聞いて仕事の効率がダウンするといったデメリットも出てきます。
こうしたシステムの導入は簡易のマニュアルを用意して対策することや、テスト的に導入する期間を設けて慣らす時間をつくることが大切です。

試行錯誤してお店に合った仕組みを見つけよう

とはいえ、試行錯誤を繰り返していけば、その美容室に合った在庫管理の仕組みができてくるはずです。

在庫管理に力を入れれば、どうしても最初は面倒に感じることでしょう。
何がストレスなのか、美容師全体で話し合いをしてみてください。

• 在庫管理を1人でするのは負担が大きい
• 発注する手間は最小限にしたい
• 機械は導入してほしくない

など

美容室のなかで独自のルールを作り、マニュアル化してみましょう。
それさえできてしまえば、むしろ後は作業を繰り返すだけで楽になります。

課題を解決し利益を上げる在庫管理のやり方

ひとまず在庫管理を始めるだけでも、何もしないよりは効果があるでしょう。

しかし明確に利益を上げ続けるには、ある程度仕組み化しないといけません。
もちろん複雑に考える必要もありませんが、ポイントを抑えておいたほうが、利益を残しやすくなります。

エクセル・管理表は使わない！在庫管理システムで管理

在庫管理をするためには、視覚化が必要だと紹介してきました。
簡単に視覚化と言っていますが、もっと厳密にいうと、「在庫管理の視覚化」とは表にしてすぐ在庫を把握できるようにすることを指します。

表となれば手書きの管理表を作るか、パソコンを使ってエクセルで表を作るのが一般的でしょう。
しかし毎月新たにエクセルのシートを用意し、手動で作るのはかなり手間がかかります。

そこで「在庫管理システムサービス」を、試しに利用してみるのもおすすめです。

現在ではスマホやタブレットの操作で、簡単に在庫管理ができるサービスも出てきています。
もちろんパソコン操作が苦手な人でも、簡単に操作できるサービスであればなおよいでしょう。
その美容室に合ったサービスを見つけられれば、在庫管理の煩雑さも解消できるはずです。

在庫管理のルールを明確にしてマニュアル化する

どうしても在庫管理が続かない美容室の中には、1人に担当を決めておき、長い間在庫管理を任せているところもあるでしょう。
しかしその担当者がいない場合、在庫が合わなくなったといったトラブルも起きかねません。

そのため、在庫管理はルール化して、誰でも簡単にできるようにしてください。
例えば以下のような注意点を意識すれば、失敗が抑えられるはずです。

• 入荷する商品とディーラーを紐づける
• 保管場所の明確化
• できるだけルールは少なめに抑える

など

マニュアルまでできていれば、それを見ながら作業ができるようになります。
もちろん担当者は1人でなくても、交代で在庫管理ができるようになるので、美容師の負担も抑えられるようになるでしょう。

毎日の棚卸を習慣化する

棚卸とは、今残っている在庫などを全て確認する作業です。
一般的な美容室なら、月に1回や半年に1回など、定期的に行っているでしょう。
毎日閉店したあとの時間に棚卸作業を行うことを習慣化しておくことで、効率よく在庫管理が行えるようになります。

カラー剤の棚卸

シャンプーなどの商品を棚卸するのも大事ですが、毎日業務で使うカラー剤の棚卸もかなり大事になってきます。
よく使う色のカラー剤がないと、営業にも支障が出てくるでしょう。
お客様に迷惑をかけないためにも、毎日棚卸をしておき、表やシステムに記入しておけば失敗が抑えられるはずです。
ポイントは次の通りです。

• 新しく使ったカラー剤の箱を残しておく
• その際に開封した人の名前を残す
• 入荷した時にも表やシステムに記入しておく

など

やり方は様々ですが、棚卸作業の前にも確認作業をルール化しておくと、ミスがあっても気付くことができるでしょう。
細かいルールは少ないほうがいいですが、ミスを防止するのも大事です。

使いかけの棚卸

棚卸作業の経験がない人の中には、使いかけの商品はどう扱っていいか、わからない人も少なくないでしょう。

確かに棚卸というのは、全ての商品を確認する必要がありますが、パーマ剤やカラー剤などの業務用アイテムでも、使いかけだった場合は省略してよいでしょう。

在庫管理は、あくまでどのタイミングで仕入れを行うかが問題です。
使いかけの商品だとしても、未開封のものが少ないのなら、念のため仕入れをしておいてください。
過度に心配する必要もありませんが、「使おうと思ったら足りなかった」という失敗を抑えるために、毎日棚卸を行いましょう。

在庫管理は美容室に来るお客様に迷惑かけない意識が大事

在庫管理は利益をアップさせるのに役立ちますが、あくまで美容室に来るお客様が優先です。
お客様あっての美容室なので、せめて「在庫がないからシャンプーが買えない」といったミスは最小限に抑えましょう。

もちろんカラー剤などの業務用アイテムであっても、考え方は同じです。
指定された色と同じカラー剤がないと、希望の髪型に仕上がらない可能性もあります。
失客の原因にもなるので、できる限り在庫管理をしっかりして、お客様の満足度を下げないように意識してくださいね。